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      行業動態

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      關于做好招標代理業務的一些思考

      • 發布:陜西軒誠項目管理有限公司 ? 版權所有
      • 時間:2016-06-18
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      一、引言

      招標代理機構是指從事招標工作的社會中介組織,在我國各項工程建設的招投標工作中有著重要的地位,對各項工程的建設起到很好的規范作用,并在在招標投標活動中扮演著重要的角色。招標代理機構在很大程度上促進了我國招標投標市場的健康發展,為我國社會主義建設事業做出了突出的貢獻。以下是作者作為一個招標代理人對招標代理業務提出了一些看法。

      二、對內加強自身建設和自我完善

      (一)隊伍的建設和人員素質的提高

      招標代理機構應注重專業人才隊伍的建設和團隊合作精神的培養,引進各專業、各層次人才,形成一個核心團隊。同時加強人員培訓,提高其綜合協調能力、交流溝通能力等多方面的才能;強化職業道德水平教育,提高從業人員的整體素質;通過專業知識培訓、執業道德教育、典型項目模擬實施等方面的教育培訓,使從事招標代理人員的專業知識和業務水平得到提高。形成一個專業配套全、業務技術精、職業素養高、人員層次結構合理的招標代理團隊,能夠同時開展不同類型的招標代理服務。

      (二)信息系統的建立和制度建設

      招標代理機構應重視內外部信息的獲取和交流,內部建立招標代理信息資料收集、整理、交流和歸檔系統;外部建立信息的獲取、分析、利用系統,及時收集、補充和更新與工程招標有關的信息資料庫,逐步建立完善與招標代理咨詢服務相關的信息動態采集和決策支持系統。除此之外,還應進行招標代理過程中各種制度的建設,包括:

      1 質量控制制度,如《招標代理業務工作規程》、《業務回訪和跟蹤制度》等;

      2 業務學習和職業道德管理制度,如《業務學習制度》、《從業人員職業道德規范》等;

      3 工作紀律與獎罰制度,如《工作紀律制度》、《員工獎罰制度》等。

      (三)體系的完善與文件的匯編

      為全面提升招標代理質量,招標代理機構應匯集涉及工程項目招標方面的相應法律、法規、規章以及與之對應的技術標準,做成電子文檔包或裝訂成冊,以便招標代理人員從業過程中的學習和使用;建立質量體系保障程序,明確招標代理服務關鍵流程和關鍵點;健全合同、財務、檔案等各項規章制度。

      招標代理機構還應參照最新的與招標代理相關的法律法規和文件規定,將已有的招標文件范本重新進行修訂,形成一套規范的且具有本企業特色的勘察、設計、施工、監理以及與工程建設有關的重要設備、材料采購等招標系列文件范本,既利于同業主充分合作,又保證公司規范、高效地完成代理業務。同時,強化招標文件編制、審核、發售流程,有效地控制招標代理服務的過程質量。

      (四)提供廉潔優質高效服務

      1 獨立自主開展代理業務

      招標代理機構作為依法設立的從事招標代理業務并提供相關服務的社會中介組織,不應受控于委托方,而是獨立的、平等的第三方。因此招標代理機構在被委托代理的范圍內獨立自主地開展工作,不應受被代理人的干涉和其不合法意愿的左右,做到真正的

      “公開、公平、獨立自主、誠實信用”。

      2 提高招標文件編制質量

      招標代理機構在編制招標文件時特別要對招標工程的內容和范圍、招標項目的技術要求、對投標人資格審查標準要求、投標報價要求、投標文件密封和遞交、工期和質量等級、開標要求、評標定標辦法等招標投標與造價關鍵內容進行嚴格把關;還應做到合同的主要條款嚴謹、工程量清單準確,避免招標文件中出現含糊不清、模棱兩可、相互矛盾以及歧視性不公正條款或違法違規等內容。同時應進一步強化招標答疑環節,必須在招標文件的顯要部位向投標人說明招標答疑的時間和方式,答疑說明要明確,不得出現模糊不清內容。

      3 提升代理服務含金量

      招標代理機構不是幫業主“走過場,完成手續”,也不僅是協助招標人“確定中標單位”。招標代理機構應在代理過程中給項目業主提供更具專業性、針對性、經驗性的咨詢建議,以提升咨詢服務的含金量。

      一方面,在招標文件編制階段除了針對項目特點合理設置條件,達到選擇優秀的中標單位外,還可以結合招標文件條款的設置起到對項目建設進行預控管理。另一方面,要提供高質量的咨詢建議,各招標代理從業人員就不能只停留在熟悉相關招標法規、管理辦法的層面,還應具備與招標相關的一些其它學科的知識,比如造價管理、合同管理、施工管理、以及法律知識。這就要求招標代理從業人員必須具有較高的綜合素質,從業人員應加強從業人員的業務學習,積極收集已完項目的反饋信息;有條件的單位還可以以實踐活動、經驗交流的方式豐富知識面,增進對相關學科知識的理解運用等。

      4 杜絕違規操作現象

      特別注意的是招標代理機構在代理過程中應遵循招標投標的有關法律、法規,嚴格依法辦事。本著為被代理人提供廉潔、優質、高效服務的宗旨,杜絕為迎合業主意愿或滿足業主不正當利益要求而違規操作的現象。

      三、對外進行業務開拓和業務發展

      (一)建立良好的社會關系

      當前招標代理市場信息不對稱的問題非常突出:一方面,招標代理并未完全實行公開招標,招標代理機構無法從報紙、招標信息網站及時獲取有關招標代理的信息,造成了信息的閉塞或滯后;另一方面,企業的數據庫開放程度較低,信息缺乏完整性和時效性,形成了一個個信息孤島。因此代理機構就必須和外界(如政府部門、學校、房地產公司等)建立良好的社會關系,包括行政關系、業務關系和人際關系。

      特別注意的是,這里所說的建立關系并不是靠拉關系,給業務“回扣”等不正常手段招攬招標代理業務,而是樹立良好的企業形象,通過向業主進行宣傳,增強業主的信服力,以便業主在后期的招標代理業務委托時首要考慮和選擇。

      (二)多方位建立信息獲取渠道

      由于招標代理信息存在閉塞或信息孤島現象,因此招標代理機構不能坐等機會,而是應該從多方位建立信息獲取渠道:一方面,網絡獲取。招標代理業務人員要隨時關注網上信息,尤其是那些新建或剛立項的項目動態,主動與業主進行溝通;經常進入各級政府網站或招標采購網查看招標代理信息公告;另一方面,走出去多交流。招標代理業務人員要對一些潛在的業主提前進行拜訪、交流,爭取第一時間獲取到招標代理信息資源,并及時將信息反饋給領導進行分析、決策。

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